Dashboard e gestione task per programmi e progetti complessi

Ritengo che la visione sistemica (cioè la capacità di avere una visione completa del tutto con il dettaglio sufficiente per cogliere le relazioni critiche delle sue parti) sia la qualità più importante per ogni project o program manager.
Questa qualità è tanto più importante quanto il progetto o il programma è complesso e innovativo. In questi casi avere una visione di insieme attraverso un diagramma di gantt non è il sistema più efficace perchè:
a) è di difficile aggiornamento
b) ha poca visualità
c) non evidenza con sufficiente enfasi le relazioni critiche tra le componenti del progetto

La mia esperienza mi fa propendere in questi casi per una più semplice “dashboard” di avanzamento dei task (le righe della dashboard) di primo livello del progetto o dei progetti nel caso dei programmi. La dashboard a mio avviso deve essere il più minimale possibile con un numero non superiore alle 7/8 colonne dove sono evidenziate in maniera possibilmente visuale le informazioni. Le colonne della dashboard potrebbero essere a seconda dei casi: un identificativo (magari numerico che abbia correlazione con la WBS), una descrizione sintetica del task, il responsabile del task, lo stato di avanzamento (il più visuale possibile),le criticità del task al momento, la correlazione critica con altri task e le immancabili note.
La complessità del progetto potrebbe ovviamente far nascere la necessità di sotto-dashboard o il rimando al gantt del singolo task/progetto.

Ma uno degli aspetti più critici per gestire progetti che sono sempre più delocalizzati è la disponibilità on-line di queste informazioni e la possibilità che tutto il team di progetto possa farne uso in lettura ma soprattutto in aggiornamento. Come? gli strumenti sono innumerevoli: da Google Doc a un qualunque Wiki piuttosto che sistemi di project management (meglio se orientati alla gestione dei task) che consentano l’accesso attraverso il protocollo del web. Solo così lo strumento diventa vivo e in ogni momento a vari livelli si potrà sentire la salute del progetto con buon realismo.

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2 risposte a Dashboard e gestione task per programmi e progetti complessi

  1. Diego Favareto scrive:

    Nella mia azienda lavorano due PM che, a differenza di me, non sono ingegneri… Mi ostino a proporre la soluzione di una dashboard in formato Excel da condividere tramite Google Docs ma… non ne vogliono sapere. Eppure parlano di progettazione Aglile, ecc. ecc.

  2. admin scrive:

    Diego: la mia esperienza mi dice che hai assolutamente ragione. Una dashboard in un qualunque formato che la renda on-line per tutto il team è la prima forma di gestione agile di un progetto!

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