Spunti sull’importanza della comunicazione nei progetti

La gestione dei progetti spesso si risolve nella gestione delle relazioni tra le persone che vi partecipano. Il progetto diventa quindi un sottile gioco di relazioni tra individui.
In questo gioco la comunicazione assume un ruolo spesso strategico dove un errore comunicativo può segnare irrimediabilmente la sorte di un progetto così come “devastare” l’armonia di un team.

Mai come oggi il Project manager deve essere innanzitutto un ottimo comunicatore e un abile utilizzatore dei vari e profondamente differenti canali esistenti. Nei progetti oggi parte della comunicazione si fa attraverso mail e sistemi scritti asincroni, dove si perde una buona parte delle informazioni che la verbalità consente. Non è difficile cogliere migliori sfumatore sul clima di un team o sull’avanzamento di un progetto da un post di facebook o da un tweet che da incontri formali o da un  SAL (stato avanzamento lavori) ufficiale.

Proprio sulla comunicazione all’interno di gruppi di progetto suggerisco due spunti che non arrivano da testi “sacri” del project management ma che sono proprio per questo degni a mio parere di essere condivisi:

Il filosofo del linguaggio Paul Grice ci fornisce  quattro massime a cui atternerci in qualunque tipo di comunicazione e quella all’interno dei team di progetto non può certo fare eccezione:

  1. Massima di Quantità: “Fornisci l’informazione necessaria”.
    Fai che il tuo contributo sia sufficientemente informativo per gli scopi della conversazione.
    Non essere più (o meno) informativo del necessario.
  2. Massima di Qualità: “Sii sincero”.
    Non dire ciò che ritieni essere falso.
    Non dire ciò per cui non hai prove adeguate.
  3. Massima di Relazione: “Sii pertinente”.
    Fai che il tuo contributo sia inerente alla conversazione.
  4. Massima di Modalità: “Sii chiaro”.
    Non utilizzare espressioni oscure.
    Evita ambiguità.
    Sii breve.
    Sii ordinato.

Pietro Trabucchi invece in un libro (“Perseverare è umano“) incentrato sull’importanza della motivazione sottolinea come in un gruppo per mantenere un clima dove proprio la motivazione di ciascuno possa crescere occorre agire in modo da:

  1. Curare la “manutenzione delle relazioni”.
    Gli esseri umani si influenzano vicendevolmente per quanto riguarda lo stato emozionale. Questo ha una base neurologica evidenziata anche dalla scoperta dei neuroni specchio e del sistema libico come sistema aperto. Secondo alcuni studi (Goleman – the Emotionally Intelligent Workplace) il clima emozionale determina da solo tra il 20 e il 30 % della prestazione organizzativa. Ma il clima positivo non nasce “per decreto” ma facendo investimento di tempo nella qualità delle relazioni.
  2. Fare sentire capaci (dare fiducia e riconoscere le competenze).
    In estrema sintesi si arriva a perseguire l’ “effetto Pigmalione” attraverso una comunicazione e soprattutto comportamenti atti a manifestare fiducia quali: prestare attenzione, sottolineare i progressi, aspettarsi e valorizzare l’impegno, aspettarsi ed esigere risultati elevati, concedere più informazioni.
  3. Lasciare autonomia-non essere prescrittivi.
    Le persone hanno bisogno di autonomia: poter decidere e autodeterminarsi ha molti effetti positivi. Edward Deci scrive: “l’autodeterminazione è più di una capacità: è un fondamentale bisogno”.
  4. Presidiare la comunicazione.
    Non abbassare il livello di comunicazione nè in qualità nè in quantità ma soprattutto contribuire a diffondere una cultura organizzativa del confronto costruttivo (che debelli i fantasmi comunicativi), confronto anche deciso sulle idee ma che si astiene sempre dallo scendere sul piano personale: questo innalza la performance del gruppo!

 

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