Il project manager e il decision-making

Ogni progetto è fatto di scelte anzi direi che il progetto stesso è una scelta quasi infinita fino alla sua chiusura. Per questo il project manager è prima di tutto un decision-maker: quando questo non avviene il progetto ne soffre fino a volte a morire.
Per questo tre parametri importanti per giudicare la bontà di un project manager sono a mio avviso:
a) la capacità di fare il “giusto numero di scelte”. Non farne è spesso un segnale di essere “fuori dal progetto” mentre farne troppe è un segnale di scarsa delega o di incapacità di creare un team di progetto capace di fare le proprie scelte.
b) la capacita di “non ritardare le scelte importanti”. Il fattore tempo nel progetto assume sempre più valore strategico e non fare scelte spesso è “la peggior scelta”
c) la percentuale di scelte buone. Questo è un parametro forse (paradossalmente) meno importante dei primi due perchè la bontà delle scelte è anche funzione di condizioni al contorno e in itinere (al progetto) che non sono sempre note all’atto della scelta stessa anche se prevederle spesso è una qualità

Per arrivare a fare comunque il giusto numero di scelte, al momento giusto e in buona percentuale positive ci vengono in aiuto molte tecniche e suggerimenti di studiosi di differenti discipline, non tassativamente che operano nella gestione dei progetti.

Sheena Iyengar in questo utilissimo video ci insegna 4 tecniche per semplificare le scelte e cioè:
1) Ridurre al minimo il numero di opzioni al grido di “less is more”
2) Concretizzare e rendere visuali le scelte possibili
3) Categorizzare le scelte creando più categorie di scelte che scelte stesse
4) Procedere dalla scelte più semplici a quelle più complesse per abituarsi a scegliere

Jim Highsmith invece in questo meraviglioso post sottolinea il valore della priorità in qualunque scelta esaltando il valore del pronome “Over” nel manifesto agile. Riuscire a cogliere proprio la priorità (il valore di quel piuttosto …)  sia a livello di scelte da effettuare (tra le centinaia che ognuno deve gestire ogni giorno) sia di singola scelta è forse la qualità principale di ogni project manager.

Ed infine mi permetto alcuni piccoli suggerimenti che possono aiutare la qualità delle nostre scelte e cioè:
a) Fare le scelte al momento della giornata giusto: la mattina porta di solito l’oro in bocca perchè la mente è più fresca.
b) Prendersi i tempi e le modalità corrette per scegliere. Scelte importanti vanno fatte non in modalità “multi-tasking” piuttosto che con un numero troppo elevato di persone.
c) Le scelte peggiori (cioè le non scelte) vengono fatte alla fine di riunione che hanno disatteso la lunghezza definita: spesso l’efficacia della scelta è inversamente proporzionale alla lunghezza della riunione in cui è stata presa.

Ma questo è solo l’inizio … le neuroscienze stanno facendo molta luce sul decision-making e molto spesso smentendo i luoghi comuni … stay tuned

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