Spunti sull’importanza della comunicazione nei progetti

La gestione dei progetti spesso si risolve nella gestione delle relazioni tra le persone che vi partecipano. Il progetto diventa quindi un sottile gioco di relazioni tra individui.
In questo gioco la comunicazione assume un ruolo spesso strategico dove un errore comunicativo può segnare irrimediabilmente la sorte di un progetto così come “devastare” l’armonia di un team.

Mai come oggi il Project manager deve essere innanzitutto un ottimo comunicatore e un abile utilizzatore dei vari e profondamente differenti canali esistenti. Nei progetti oggi parte della comunicazione si fa attraverso mail e sistemi scritti asincroni, dove si perde una buona parte delle informazioni che la verbalità consente. Non è difficile cogliere migliori sfumatore sul clima di un team o sull’avanzamento di un progetto da un post di facebook o da un tweet che da incontri formali o da un  SAL (stato avanzamento lavori) ufficiale.

Proprio sulla comunicazione all’interno di gruppi di progetto suggerisco due spunti che non arrivano da testi “sacri” del project management ma che sono proprio per questo degni a mio parere di essere condivisi:

Il filosofo del linguaggio Paul Grice ci fornisce  quattro massime a cui atternerci in qualunque tipo di comunicazione e quella all’interno dei team di progetto non può certo fare eccezione:

  1. Massima di Quantità: “Fornisci l’informazione necessaria”.
    Fai che il tuo contributo sia sufficientemente informativo per gli scopi della conversazione.
    Non essere più (o meno) informativo del necessario.
  2. Massima di Qualità: “Sii sincero”.
    Non dire ciò che ritieni essere falso.
    Non dire ciò per cui non hai prove adeguate.
  3. Massima di Relazione: “Sii pertinente”.
    Fai che il tuo contributo sia inerente alla conversazione.
  4. Massima di Modalità: “Sii chiaro”.
    Non utilizzare espressioni oscure.
    Evita ambiguità.
    Sii breve.
    Sii ordinato.

Pietro Trabucchi invece in un libro (“Perseverare è umano“) incentrato sull’importanza della motivazione sottolinea come in un gruppo per mantenere un clima dove proprio la motivazione di ciascuno possa crescere occorre agire in modo da:

  1. Curare la “manutenzione delle relazioni”.
    Gli esseri umani si influenzano vicendevolmente per quanto riguarda lo stato emozionale. Questo ha una base neurologica evidenziata anche dalla scoperta dei neuroni specchio e del sistema libico come sistema aperto. Secondo alcuni studi (Goleman – the Emotionally Intelligent Workplace) il clima emozionale determina da solo tra il 20 e il 30 % della prestazione organizzativa. Ma il clima positivo non nasce “per decreto” ma facendo investimento di tempo nella qualità delle relazioni.
  2. Fare sentire capaci (dare fiducia e riconoscere le competenze).
    In estrema sintesi si arriva a perseguire l’ “effetto Pigmalione” attraverso una comunicazione e soprattutto comportamenti atti a manifestare fiducia quali: prestare attenzione, sottolineare i progressi, aspettarsi e valorizzare l’impegno, aspettarsi ed esigere risultati elevati, concedere più informazioni.
  3. Lasciare autonomia-non essere prescrittivi.
    Le persone hanno bisogno di autonomia: poter decidere e autodeterminarsi ha molti effetti positivi. Edward Deci scrive: “l’autodeterminazione è più di una capacità: è un fondamentale bisogno”.
  4. Presidiare la comunicazione.
    Non abbassare il livello di comunicazione nè in qualità nè in quantità ma soprattutto contribuire a diffondere una cultura organizzativa del confronto costruttivo (che debelli i fantasmi comunicativi), confronto anche deciso sulle idee ma che si astiene sempre dallo scendere sul piano personale: questo innalza la performance del gruppo!

 

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La volpe di Fedro, l’allenamento e il project manager

Alla Volpe
Questo è quel pergolato
e questa è quell’uva
che la volpe della favola
giudicò poco matura
perché stava troppo in alto.
Fate un salto,
fatene un altro.
Se non ci arrivate
riprovate domattina,
vedrete che ogni giorno
un poco si avvicina
il dolce frutto;
l’allenamento è tutto.

Avevo promesso di tornare a parlare delle due qualità fondamentali di un project manager (agilità e resilienza) e ci ritorno subito con un piccolo accostamento provocatorio. Il tutto mi è regalato da quel grandissimo poeta che è Gianni Rodari che in questa poesia ci offre un grande spunto di riflessione sull’importanza dell’allenamento.

Quasi rovesciando la favola di Fedro, Rodari lancia un monito alla volpe di non arrendersi così facilmente creandosi dei falsi freni inibitori alla propria motivazione interna.

Così deve essere anche per il project manager: nessuno nasce “imparato” soprattutto in un ruolo delicato come questo. A questo proposito è molto illuminante la teoria delle necessità di “10.000 ore di pratica consapevole” per diventare un esperto elaborata dallo psicologo svedese A.Ericsson. La regola è suggestiva e provocatoria, non vera alla lettera ma sicuramente efficace per smitizzare il concetto di “talento” che troppo viene venduta ai giovani, creando una generazione frustrata e demotivata.

Nessun project manager è resiliente ed agile al primo progetto anzi … tutto nasce dalla capacità di non arrendersi ai primi insuccessi (resilienza) e di acquisire con l’allenamento nel più breve tenpo possibile (agilità) il giusto mix di qualità vincenti.

 

 

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Riflessioni sulle qualità di un project manager

Se mi dovessero chiedere quali sono le due qualità più importanti che deve avere un project manager nella “liquidità” e “complessità” del mondo moderno non avrei dubbi nell’indicare AGILITA’ e RESILIENZA.

All’agilità ho già dedicato diversi post e ne farò ancora in futuro.

Per definire esattamente il concetto di resilienza prendo a prestito la definizione che preferisco cioè quella di Pietro Trabucchi: “la resilienza …. è la capacità di persistere nel perseguire obiettivi sfidanti, fronteggiando in maniera efficace le difficoltà e gli altri eventi negativi che si incontreranno sul cammino“.
Inutile dire che i progetti cambiano ogni giorno, che le priorità all’interno del portfolio aziendale anche ogni ora. Le difficoltà nascono al’interno e all’esterno dello stretto perimetro del progetto … dunque quali meglio di agilità e resilienza sono le qualità necessarie per rendere un progetto vincente?

Poi anche rigore metodologico, capacità relazionale, leadership sono importantissime qualità ma probabilmente più facili da costruire partendo da agilità e resilienza …

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Management agile per un futuro migliore?

Ventuno persone (tra le più illuminate) si sono, come anticipato nel precedente post, riunite a Stoos in Svizzera per discutere di come i sistemi di management  agili possano aiutare a migliorare il mondo fornendo degli strumenti di comprensione  più concreti ed efficaci.

Il risultato non è stato, come era nelle previsioni, rivoluzionario ma è stato fatto un passo molto importante per creare a livello mondiale una comunità che incominci a discutere, interrogarsi e diffondere efficacemente un certo modo di pensare e di agire, a mio avviso migliore, in tutte le organizzazioni.

Se sono rose fioriranno ma nel frattempo segnalo tutta una serie di iniziative, prevalentemente a carattere informativo, che sono state messe in campo per poter seguire al meglio il tutto:

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Sul concetto di agilità …

E’ sempre più evidente che ci sia necessità di maggiore agilità in molti aspetti della nostra vita collettiva e individuale, lavorativa e non. L’aumentata dinamicità del “sistema complesso” MONDO che ci circonda richiede sempre di più l’uso di questa caratteristica.

Nel  libro, già citato nel precedente post,  “Agile Project Management” di Jim Highsmith ho trovato una delle più concrete definizioni di agilità che non esito a riportare:

“Agility is the ability to both create and respond to change …”

Questa è la definizione più moderna di agilità che abbia finora trovato. E di questa agilità ne abbiamo bisogno:

  • noi italiani per affrontare una crisi economica che ha palesato una mancanza di agilità del “Sistema Italia”, ingessato dalla sua anzianità ma soprattutto dalle sue medievali corporazioni, dalla burocrazia e dalla pesantezza dell’apparato pubblico e da quell’evasione asfissiante ed elevata fiscale.
  • noi aziende per restare nella competizione che si è fatta sempre più globale e dinamica.
  • noi project manager del 21° secolo perchè come scrive Jurgen Appelo nel suo management 3.0 “per molti anni i metodi ”Agile” hanno ignorato l’importante ruolo del management. Ed è questo il motivo per cui la maggior parte dei manager ignorano i metodi agili”. E credo che il futuro del Project Management vada proprio verso l’utilizzo massivo di agilità, nelle sue diverse forme .

e poi Highsmith conclude la sua definizione con

” … to profit in turbulent business environment. The ability to respond to change is good. The ability yo create change for competitors is even better. When you create change you are in the competitive offensive. … “

Proprio su questi temi, cioè di come cambiare e come cambierà il management prossimo venturo, in un paesino della Svizzera si riuniranno nel prossimo fine settimana un gruppo tra i più illuminati guru dei sistemi agili: chissà possa essere un altro passo in avanti verso la loro diffusione e verso il progresso del management: stay tuned

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Project Leaders

Oggi sempre più i leader fanno la differenza tra i progetti “vincenti” e quelli che muoiono o che comunque non portano risultati positivi.

Nel bellissimo libro “Agile Project Management” di Jim Highsmith c’è una frase che più di ogni altro descrive al meglio il project leader. La cito direttamente in inglese per non perdere nessuna delle sue sfumature:

“The project leader doesn’t have to be a technical guru, but he has to know enough to converse with one”

Nell’equilibrio dinamico di questa frase, cioè la coesistenza equilibrata della parte tecnica e di quella gestionale in un project leader è racchiuso il successo di questo ruolo strategico nel progetto.

Non è un caso tra l’altro che si usi la parola leader e non manager per non dare troppa importanza alla parte gestionale del capo-progetto, che troppe volte in “waterfall-mode” finisce per generare gantt superati all’atto della loro creazione piuttosto che vivere e risolvere le difficoltà del progetto e quindi determinarne il successo.

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Project management agile: una via verso il futuro?

La scorsa settimana sono stato ad un seminario e ad un workshop sull’agile project management. Il primo aveva e ha mantenuto la pretesa di essere uno stato dell’arte di livello internazionale sull’argomento, vista la qualità dei relatori, tra i quali Sanjiv Augustine uno dei sottoscrittori della “PM declaration of interdependence“, evoluzione dell’Agile Manifesto del 2001, considerato dai più l’inizio del movimento agile

Credo fortemente nei contenuti e nella spinta innovativa del movimento. ne ero già convinto prima di questi incontri e l’ulteriore approfondimento ha reso ancora più granitica la mia convinzione. L’esperienza di anni di project management waterfall ma anche le esperienze di alcune tecniche agili, inserite a macchia di leopardo, mi fanno sempre più prediligere queste ultime per l’elevata adattabilità al sistema complesso che sta dentro e fuori al progetto. In un ambiente ad alta incertezza e variabilità l’approccio agile è sicuramente quello che meglio si adatta e porta risultati migliori (come qualità) e in tempi più ristretti. Esattamente quello che il business chiede ai progetti da più di un decennio.

Lascio ad altri post (e ai link che ho inserito) sull’argomento approfondimenti ulteriori ma sicuramente vedo una elevata correlazione tra gestione agile e complessità (del mondo) crescente e credo che l’attuale crisi sarà un ulteriore catalizzatore di quello che ritengo in quasi tutti i contesti essere il project management del futuro o meglio del presente.

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La piramide del 21° secolo: dai dati alla saggezza

In un mondo sempre più “big data” scalare la piramide che dal dato porta alla conoscenza e in forma più individuale alla saggezza diventa sempre più importante sia per gli individui che per le organizzazioni.

Oggi il livello dei dati ha un impatto sempre più alto sul time management personale. Siamo bombardati da un numero impressionante di dati da molti canali e in diverse forme. La sola osservazione “consapevole” e attenta di tutti questi dati a nostra disposizione è impossibile. Di conseguenza il filtro di questi dati cioè la “data selection” diventa una sfida quotidiana che fa sempre più la differenza. Da questa “data selection” dipende la qualità e l’estensione del livello successivo, cioè quello delle informazioni che sono la base delle scelte quotidiane degli individui e degli individui nelle organizzazioni. Oggi la selezione dei dati e l’aggregazione dei dati scelti in informazioni non è più solo un fatto personale e umano. Il motore di ricerca Google, solo per fare un esempio, è uno selettore “automatico” di dati e per certi versi un generatore di informazioni. Ma l’influenza della tecnologia sul passaggio da dato a informazione meriterebbe più di un post.

La conoscenza ha invece più a che fare con la rielaborazione delle informazioni e di una loro interazione con la pratica. La tecnologia in questo senso ha sempre più un ruolo dominante nella condivisione di questa conoscenza (il web 2.0 ne è un esempio) e quindi sulla velocità in cui viene “distribuita” e genera in maniera virtuosa altra conoscenza.

Più complesso e più di carattere individuale è l’ultimo gradino della piramide che porta alla saggezza. Oltre a dominare i livelli precedenti questo passaggio necessità dell’esperienza sufficiente per raggiungere quella che è una, forse la più importate, virtù umana e cioè la saggezza ovvero semplicemente la capacità di padroneggiare la conoscenza. Non per niente il saggio nel corso della storia e delle civiltà ha rappresentato la guida e insieme la meta di tutti i popoli.

Questa piramide, che è la base del knowledge management, trova la sua applicazione anche e soprattutto nel project management che vive, non dimentichiamolo mai, di informazioni e di relazioni …

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Dashboard e gestione task per programmi e progetti complessi

Ritengo che la visione sistemica (cioè la capacità di avere una visione completa del tutto con il dettaglio sufficiente per cogliere le relazioni critiche delle sue parti) sia la qualità più importante per ogni project o program manager.
Questa qualità è tanto più importante quanto il progetto o il programma è complesso e innovativo. In questi casi avere una visione di insieme attraverso un diagramma di gantt non è il sistema più efficace perchè:
a) è di difficile aggiornamento
b) ha poca visualità
c) non evidenza con sufficiente enfasi le relazioni critiche tra le componenti del progetto

La mia esperienza mi fa propendere in questi casi per una più semplice “dashboard” di avanzamento dei task (le righe della dashboard) di primo livello del progetto o dei progetti nel caso dei programmi. La dashboard a mio avviso deve essere il più minimale possibile con un numero non superiore alle 7/8 colonne dove sono evidenziate in maniera possibilmente visuale le informazioni. Le colonne della dashboard potrebbero essere a seconda dei casi: un identificativo (magari numerico che abbia correlazione con la WBS), una descrizione sintetica del task, il responsabile del task, lo stato di avanzamento (il più visuale possibile),le criticità del task al momento, la correlazione critica con altri task e le immancabili note.
La complessità del progetto potrebbe ovviamente far nascere la necessità di sotto-dashboard o il rimando al gantt del singolo task/progetto.

Ma uno degli aspetti più critici per gestire progetti che sono sempre più delocalizzati è la disponibilità on-line di queste informazioni e la possibilità che tutto il team di progetto possa farne uso in lettura ma soprattutto in aggiornamento. Come? gli strumenti sono innumerevoli: da Google Doc a un qualunque Wiki piuttosto che sistemi di project management (meglio se orientati alla gestione dei task) che consentano l’accesso attraverso il protocollo del web. Solo così lo strumento diventa vivo e in ogni momento a vari livelli si potrà sentire la salute del progetto con buon realismo.

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“If this then that” ovvero come monitorare il proprio universo web e non solo …

Un costrutto base della programmazione (IF … THEN)
Un sito dalla grafica minimale e dalla usabilità eccellente.
Un integratore dei principali strumenti del web (facebook, gmail ecc.) e non solo (sms, telefono tradizionale).
Una logica molto semplice basata su:

  • Condizioni che possono avvenire (alias triggers) ovvero IF THIS
  • Azioni che seguono  l’avvenuta condizione (alias actions) ovvero THEN THAT

Tutto questa è la nuova piattaforma IFTTT, da poche settimane disponibile per tutti.
A mio parere è uno strumento di Time management personale irrinunciabile (ora che esiste) che dovrebbe consentire di porre attenzione a ciascuno su una serie di eventi importanti che possono succedere senza sprecare tempo e attenzione con un frenetico “polling” personale su diverse piattaforme.

Peccato che per ora non funzioni ancora l’invio di SMS verso i principali operatori italiani ma l’attesa non dovrebbe durare molto … stay tuned

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